多方面への書類管理に伴い、のしかかる業務負担

導入前の課題を教えてください。

電子署名を利用するまでは、お客様・客付け業者様・保証会社といった多方面との書類の管理・郵送・返送対応であったり、期日管理、書類の不備などによる出口側のフォローといった業務が日々積もっていっておりました。特に繁忙期には各方面とやり取りをしている書類のチェック漏れやトラブル等につながる業務に関して、いかにリスクや負担を減らしつつ効率化を図っていこうか悩んでおりました。

いえらぶを選んだ決め手を教えてください。

元々はいえらぶCLOUDのようないえらぶGROUPのサービス導入がきっかけでした。
最初はサービスのラインナップや価格の部分で気に入って導入したのですが、賃貸保証に関してもいえらぶを使った方が対応依頼等の窓口も統一できて楽だろうという考えがありました。
今では保証の手続きもWeb上で完結できるため、入口から出口までいえらぶを利用しています。

業務効率の向上により、マルチな案件管理を実現

導入後の変化を教えてください。

電子署名の導入により契約に関わる書類の郵送・返送業務がなくなり、業務の効率化が図れました。
また客付け業者に頼りきりにならず、直接お客様へご対応期日を設定して対応を仰ぐこともできますね。賃貸借契約の締結日までに保証会社の契約を完了していただけるようになり、提出書類の期日管理といった部分でも業務改善をすることができました。
さらに口座振替もお客様ご自身にWebでご登録いただくことにより、印鑑相違や名義相違等による口座振替開始のズレがなくなり、案件管理がしやすくなりました。