不動産管理システムは、不動産業務の効率化と収益向上を支援するツールです。物件情報や顧客データ、契約管理などを一元化し、業務の負担を軽減できます。これにより、担当者はより戦略的な業務に集中でき、ミスの防止やコスト削減にもつながります。
本記事では、システム選びに悩む方のために、選び方のポイントやおすすめシステムをご紹介します。不動産管理の課題解決と業務効率化の第一歩として、ぜひ参考にしてください。

不動産管理システムとは

不動産管理システムとは、物件情報や契約データ、顧客情報など、不動産管理に必要な業務を効率的に行うための専用ツールです。

不動産管理システムの役割

不動産会社では、日々多くの情報を取り扱いますが、それを従来の紙やExcelで管理していると、データの分散やミスの発生、作業効率の低下が課題になります。
このような課題を解消するのが、不動産管理システムの役割です。一元管理されたデータを活用することで、契約書や請求書の作成、入居者対応、物件情報の更新などを自動化し、業務効率を大幅に向上させることができます。さらに、データの分析や可視化を通じて、より効果的な営業戦略を立てることも可能です。

不動産管理システムの種類（クラウド型・オンプレミス型）

不動産管理システムには、主に「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。それぞれ特徴が異なるため、自社のニーズに合ったものを選ぶことが重要です。
クラウド型は、インターネット上のサーバーを利用するシステムです。導入にあたり特別な設備を必要とせず、どこからでもアクセスできる手軽さが魅力です。また、アップデートや保守がプロバイダーによって行われるため、管理コストを抑えられます。一方で、カスタマイズ性は限定的な場合があります。
オンプレミス型は、自社内にサーバーを設置してシステムを運用します。自社の業務フローに合わせた柔軟なカスタマイズが可能で、セキュリティ面での安心感があります。ただし、設備費用や保守の手間がかかる点に注意が必要です。
それぞれの特徴を理解し、自社の規模や業務内容に応じた選択が、成功のカギとなります。

不動産管理システムの主な機能

ここでは、不動産管理システムの中に搭載されている主な機能を紹介していきます。

物件情報管理

不動産管理システムの基本機能として、物件情報を一元的に管理する機能があります。所在地や間取り、家賃、設備情報、写真などの詳細を登録・編集でき、簡単に検索や更新が可能です。また、修繕履歴や入居状況も併せて管理することで、日常業務の効率化を実現します。特に、多くの物件を扱う企業では、データの分散によるミスや管理の手間を削減し、正確な情報提供をサポートします。

広告作成･出稿

物件情報を活用して、広告作成や不動産ポータルサイトへの出稿をスムーズに行う機能も備わっています。専用のテンプレートを使うことで、魅力的なチラシやデジタル広告を短時間で作成可能です。また、ポータルサイトと連携している場合、物件情報をワンクリックで複数サイトに掲載でき、広告業務にかかる時間とコストを大幅に削減できます。

顧客管理

問い合わせや内見希望を含む顧客情報を、システム内で一括管理する機能です。名前や連絡先、希望条件などを登録することで、顧客ごとに対応状況や進捗を可視化できます。さらに、過去の問い合わせ履歴や契約情報を活用して、適切な物件提案やフォローアップを行い、成約率の向上を目指せます。

電子契約

不動産管理システムには、契約書の作成や署名をオンラインで完結させる電子契約機能が含まれている場合があります。この機能により、紙の書類を使わず契約手続きを進めることができ、郵送や対面でのやり取りが不要になります。また、法的にも有効な契約を迅速に締結できるため、業務効率が向上し、顧客の満足度も高まります。

客付け情報管理

客付け情報管理は、賃貸管理会社が効率的に空室を埋めるために欠かせない機能です。内見予約や入居申込みの受け入れをオンラインで行えるため、業務効率を大幅に向上させます。また、仲介会社向けの業者間流通サイトと連携し、自社管理物件の空き状況をリアルタイムで共有可能です。この機能により、仲介会社とのスムーズな連携が実現し、迅速な客付けが可能になります。

賃貸管理

家賃の入金確認や契約更新手続き、退去時の精算管理をサポートする機能があります。特に家賃滞納者への通知を自動化したり、契約内容の変更を簡単に反映できる点が便利です。これにより、日常的な賃貸管理業務を効率化し、正確性と迅速性を高めます。

売買取引管理

売買物件を扱う企業では、契約書類や見積もり作成、取引の進捗管理をシステム内で一括して行えます。顧客情報や物件データと連携することで、取引に必要な情報を迅速に検索・活用でき、業務の精度を向上させます。また、取引の履歴を残すことで、将来的な戦略立案にも役立ちます。

不動産管理システムを導入するメリット

不動産管理システムを導入することで、不動産業務全般が効率化され、業務の精度や顧客対応力を向上させることができます。このセクションでは、不動産管理システムを導入することで得られる主なメリットを解説します。

不動産業務を効率化できる

不動産管理業務には、物件情報の管理、顧客対応、契約手続き、入金確認など、多岐にわたるタスクがありますよね。
不動産管理システムを導入すれば、これらの業務を一元管理することで、作業の効率を大幅に向上させることが可能です。たとえば、物件情報を自動でポータルサイトに連携し、募集状況を即座に反映させる機能を利用すれば、情報更新の手間を削減できます。また、入金確認や契約書の作成などの作業をシステム化することで、担当者が本来注力すべき営業活動や顧客対応に時間を割けるようになります。

収益向上につながる

業務効率化と空室期間短縮により、収益の向上も期待できます。
空室情報を即座にポータルサイトへ掲載できる機能を活用すれば、空室期間を短縮できます。物件情報がリアルタイムで更新されるため、入居希望者とのマッチングがスムーズに進みます。さらに、追客機能を使えば、顧客に物件情報を自動で送信できるため、タイミングを逃さずにアプローチ可能です。またデータの一元管理によって、どの物件にどの程度の収益が出ているかを即座に把握できるため、戦略的な物件管理や営業活動を実現できます。

人的ミスを削減できる

手作業によるデータ入力や書類作成では、人的ミスがつきものです。これらのミスは、取引先との信頼関係を損なったり、契約手続きの遅延を引き起こしたりする原因になります。不動産管理システムを活用すれば、重複入力や誤入力を防ぎ、ミスを最小限に抑えることができます。たとえば、契約更新日や請求書の送付時期を自動で通知する機能を利用することで、更新漏れや請求忘れといったリスクを回避できます。

対応の質を底上げできる

顧客対応のスピードと正確さは、顧客満足度に直結します。不動産管理システムを導入すれば、顧客情報や問い合わせ内容、契約履歴を一元管理できるため、迅速かつ的確な対応が可能になります。たとえば、過去の問い合わせ履歴をもとに、顧客に最適な物件を提案したり、入居希望者の条件に応じた柔軟な対応を取ることが容易になります。また、システム上で対応履歴を共有することで、チーム間での連携がスムーズになり、組織全体で対応力を向上させることができます。

働き方改革の一助になる

不動産管理システムは、働き方改革の推進にも貢献します。業務をシステム化することで、テレワークやフレックスタイム制といった柔軟な働き方を実現しやすくなります。たとえば、クラウド型システムを導入すれば、外出先や自宅からでも物件情報や顧客データにアクセスできるため、業務の生産性を保ちながら働く場所や時間の自由度を高めることができます。また、単純作業の負担を軽減することで、従業員のストレスを減らし、職場環境の改善にも寄与します。

不動産管理システムを選ぶポイント

不動産管理システムを導入する際には、自社のニーズや業務フローに合ったシステムを選ぶことが重要です。このセクションでは、選定時に注目すべきポイントについて解説します。

自社に必要な機能が揃っているか

まず最初に確認すべきは、システムが自社の業務に必要な機能を提供しているかどうかです。不動産管理システムには、賃貸物件の入居者管理や広告作成、契約更新、入金確認といった多様な機能があります。しかし、すべての機能が自社にとって必要とは限りません。たとえば、賃貸業務が中心の会社であれば、入居者情報管理や家賃の請求・入金管理機能が重視されるでしょう。一方で、売買業務を扱う企業では、契約書類の電子化や取引情報の分析機能が必要になる場合もあります。導入前に、自社で優先したい業務とその課題を整理し、対応可能なシステムを選びましょう。

画面・操作が分かりやすそうか

どれだけ多機能なシステムでも、操作が難しい場合、現場で十分に活用されない可能性があります。システムの導入効果を最大化するためには、画面や操作が直感的で分かりやすいことが重要です。たとえば、システム内のボタン配置が整理されている、画面遷移がスムーズであるといった点がポイントです。多くのシステムでは導入前にデモンストレーションや無料トライアルを実施できるので、実際に操作してみて使用感を確認すると良いでしょう。特に、ITに詳しくないスタッフでも簡単に使いこなせる操作性があると、社内での定着がスムーズになります。

サポート体制は万全か

不動産管理システムは一度導入すれば長期間利用することが多いため、システム提供会社のサポート体制も選定基準に含めるべきです。システムを運用していると、操作方法やトラブルについての疑問が生じることがあります。これらに迅速に対応してもらえるサポート窓口があるかどうかは重要です。電話やメール、チャットなど複数の方法で問い合わせ可能なサポート体制を持つシステムが安心です。また、定期的なアップデートや法改正への対応など、システムの改善が行われているかも確認しましょう。

部分的な導入が可能か

企業の規模や業務内容によっては、すべての機能を一度に導入するのではなく、部分的な導入を進めたい場合もあります。そのような場合には、必要な機能だけを柔軟に選択できるシステムが適しています。たとえば、最初は賃貸物件管理機能を導入し、次に顧客管理機能や広告作成機能を追加するなど、段階的に導入できるシステムを選べば、初期費用や導入負担を軽減できます。このような柔軟性の高いシステムであれば、会社の成長に合わせて機能を拡張できる点も魅力です。

おすすめの不動産管理システム比較

不動産管理システムを導入する際、選択肢が多く迷うことも多いでしょう。ここでは、おすすめの不動産管理システムを5つご紹介します。自社に最適なシステムを選ぶための参考にしてください。

いえらぶCLOUD

いえらぶCLOUDは、株式会社いえらぶGROUPが提供する不動産業務の総合支援システムです。導入実績は15,000社以上と業界トップクラスを誇り、多くの不動産会社で利用されています。対応している業態範囲は広く、賃貸管理、売買、物件管理のすべてをカバーしています。
特筆すべき機能として、50以上の不動産ポータルサイトへの広告出稿をワンクリックで行える連携機能が挙げられます。また、データ分析機能を活用して物件成約率や顧客行動を可視化し、営業戦略の強化に役立てられる点も魅力です。
無料で利用可能な「いえらぶBB」とのデータ連携もされており、募集からリーシング、賃貸管理に至るまでのあらゆる情報を一元管理できます。
さらに操作性の高いデザインや、オンラインサポート、訪問型コンサルティングサービス、毎週の機能アップデートなど、導入後の手厚い支援が強みです。

▶ 不動産管理システムのいえらぶCLOUD

ESいい物件One

ESいい物件Oneは、株式会社いい生活が提供する不動産業務向けのクラウド型システムで、賃貸・売買・管理業務全般に対応しています。導入実績は1,500社以上、4,500店舗以上を誇り、幅広い不動産事業者に利用されています。
このシステムは物件情報や顧客情報、契約情報を一元管理し、業務の効率化を実現します。賃貸管理では、物件の広告出稿から問い合わせ対応、契約手続き、更新・解約に至るまで一連のプロセスをスムーズに行えます。また、売買業務においては自動返信やアラート機能で追客業務をフォローし、契約獲得率向上に貢献します。さらに、電子契約やオンライン内見機能などのデジタルツールを活用し、非対面型の業務フローにも対応可能です。
クラウド型の特性を活かしたリアルタイムのデータ共有や、法改正に伴う迅速なシステムアップデートも強みです。また導入支援から運用サポートまで充実したサポート体制を整えており、初めてシステムを導入する企業でも安心して利用できます。

賃貸革命10

賃貸革命10は、日本情報クリエイト株式会社が提供するシステムです。オンプレミス型・クラウド型どちらも提供しています。導入実績は7,000社以上を誇り、全国の賃貸管理会社や不動産オーナーから支持を集めています。このシステムは主に賃貸管理業務に特化しており、物件情報の一元管理や契約手続きの効率化をサポートします。
特筆すべき機能として、200種類以上の帳票が標準搭載されており、入金管理や契約更新、解約手続きなどの業務を自動化できます。また電子契約やファームバンキング（口座振替）機能もあり、書類のペーパーレス化や経理業務の効率化を実現します。さらに点検や清掃履歴を管理できる巡回管理オプションを搭載し、物件の維持管理もサポートします。
機能以外の強みとして、シンプルで分かりやすい操作性や、導入後の丁寧なサポート体制が挙げられます。また、無償バージョンアップによって、法改正や市場の変化に迅速に対応できる点も魅力です。

SP-Ⅱ/SP-R

SP-Ⅱ/SP-Rは、株式会社ビジュアルリサーチが提供するクラウド型の不動産管理システムで、それぞれ管理業務と賃貸仲介業務に対応しています。全国で6,000社以上の導入実績を誇り、中小規模の不動産会社を中心に幅広い支持を集めています。
SP-Ⅱには、契約管理や台帳管理、請求・入金管理など、不動産業務に必要な基本機能が一元化されています。電子契約のようなオプション機能や外部サービスとの連動が充実しており、契約締結から会計処理までをスムーズに行うことができます。柔軟なカスタマイズ性を持ち、利用者のニーズに合わせて機能を追加できるのも魅力です。
機能以外の強みとしては、初期費用を抑えたリーズナブルな価格設定と、導入後の手厚いサポート体制が挙げられます。特に中小規模の事業者向けに最適化された設計で、簡単な操作性とシンプルな画面構成が初めてのユーザーにも使いやすいと評判です。

イタンジBB

イタンジBBは、イタンジ株式会社が提供する不動産業務支援のクラウド型システムで、主に賃貸管理業務に特化した幅広い機能を提供しています。導入実績は全国にわたり、先進的なIT技術を活用した効率的な業務支援が多くの不動産会社から評価されています。
このシステムの特筆すべき機能には、物件情報の掲載や内見予約、入居申込み、更新・退去手続きなどをオンライン上で一元化できる点が挙げられます。また、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）技術を活用し、情報の自動連携やデータ更新をリアルタイムで行えるため、業務効率を大幅に向上させることが可能です。さらに、電子契約機能により契約プロセスを非対面で完結でき、顧客利便性も高めます。
不動産業者間でのリアルタイムな情報共有が可能で、競争の激しい不動産業界での業務効率化と顧客満足度向上を支援します。また、操作性にも優れており、初めてのユーザーでも使いやすい設計が好評です。

中には、無料で使える賃貸管理システムもいくつかあります。使える期間や機能範囲には制限のあるものが多いですが、試験的にシステムを導入してみたい・一部の業務からIT化したいと考えている方にはぴったりのサービスだと思います。ぜひ、併せてご覧ください。

▶ 無料で使える賃貸管理ソフト6選！機能範囲や特徴をご紹介

不動産管理システム導入を検討するなら

システム比較サイトでまとめて問い合わせる

不動産管理システムを導入する際には、まず複数のサービスを比較検討することが重要です。
システム比較サイトを活用すると、各サービスの機能や料金、特長を一覧で確認できるため、自社に合ったシステムを効率的に絞り込めます。また、複数のサービスにまとめて問い合わせることができるため、導入コストや提供されるサポート内容を具体的に知ることが可能です。比較サイトを利用すれば、直接問い合わせる手間を減らせるだけでなく、比較検討の時間も短縮できます。さらに、導入事例や口コミも確認できる場合が多いため、実際のユーザーからの評価を参考にするのも良いでしょう。

▶ 不動産のミカタ

▶ ASPIC

▶ ITトレンド

IT導入補助金を活用する

不動産管理システムの導入には初期費用や月額利用料がかかるため、コスト面が気になる方もいるでしょう。
そこで活用したいのが「IT導入補助金」です。これは、中小企業や小規模事業者がITツールを導入する際に、その費用の一部を補助してもらえる制度です。不動産管理システムも補助対象となることが多く、事前に登録されたシステムの中から選べば、導入費用を大幅に抑えられる可能性があります。補助金を活用すれば、コスト負担を軽減しながら業務効率化が実現できるため、検討する価値があります。まずは公式サイトなどで詳細を確認し、条件に合うかどうかをチェックしてみましょう。

▶ IT導入補助金｜トップページ

まとめ

不動産管理システムは、業務を効率化し、収益を向上させる頼れるツールです。ただしシステムによって特長や機能が異なるため、自社に合ったものを選ぶには慎重な検討が必要です。
本記事で紹介したシステムを参考にしながら、導入目的や解決したい課題に合う商品を比較してみてください。特に、操作のしやすさやサポート体制、導入費用などを基準に選ぶと、導入後の効果を最大化できます。また、IT導入補助金を利用することで、コスト面の負担を減らすことも可能です。
ぜひ、自社にぴったりの不動産管理システムを見つけて、次の一歩を踏み出しましょう。

▶ 不動産管理システムのいえらぶCLOUD